Microsoft Excel

Världens mest sålda kalkylprogram

Excel

Excel är idag det mest sålda kalkylprogrammet på marknaden och används av både företag och privatpersoner. Du kan skapa allt ifrån enkla, användbara och överskådliga kalkyler till riktigt avancerade beräkningsmodeller. Med hjälp av formler och funktioner får du Excel att utföra alla typer av beräkningar och analyser. Utifrån värdena kan du sedan skapa både tabeller, listor och avancerade diagram.


excel Skapa en frekvenstabell i Excel med intervall

En av de vanligaste analysmetoderna är att skapa en frekvenstabell. I en frekvenstabell kan vi se hur ofta vissa värden förekommer. Det är även vanligt att vi vill ha dessa grupperade inom intervall för att göra det mer överskådligt. För att göra detta så kan vi använda oss av funktionen FREKVENS.

I följande exempel så arbetar vi med datan i den nedladdningsbara filen högst upp i inlägget.

Vi har en lista med 100 värden mellan 1 till 25. Vi kommer att göra två frekvenstabbeler. Först en där vi inte använder oss av intervall utan räknar varje enskilt värde, vi kommer därefter att göra baserat på intervall om 5 värden och skapa ett diagram som visualiserar hur fördelningen av värden ser ut likt diagrammet nedan.

Vi börjar med att skapa våra fack som vi skall matcha vår data med. Vi skapar en mellan 1 till 25, skriv in en 1 och sedan en 2, markera dessa och 'Funktionen Autofyll' (se blogginlägg) nedåt tills du kommer till 25. Vi har nu skapat våra fack mellan 1 till 25 som vi skall matcha mot datan i kolumn A.

Formeln FREKVENS() är en ”Områdesfunktion”, på engelska heter område ”array”. Dessa är något annorlunda från vanliga formler eftersom de arbetar mot områden, dvs flera celler samtidigt. När man avslutar en sådan så måste man trycka Ctrl + Shift + Enter. Eftersom resultatet kommer att spridas ut över flera celler så måste vi börja med att markera det området. I bilden nedan ser vi de nödvändiga markeringar som behövs.

Det grå området Frekvens är där vi skall få vårat resultat

Det röda området Fack är där vi har de värden som vi skall räkna

Det blå området Värde är vår data som vi skall undersöka


Innan vi skriver in formeln så markerar vi det område där vi vill ha vårat resultat, gråmarket i bilden ovan. Enklast är om vi lägger dessa bredvid vår facklista i kolumn C. Det vill säga vi markerar först området i kolumn D. Sedan Skriver vi i vår formel eller infogar formeln via formelmenyn. Skriv in ett lika med tecken och följt av texten FREKVENS(.

Nu ber funktionen om två argument:

Datamatris: Det område med data som vi skall undersöka, blåmarkerat i bilden ovan.

Fackmatris: De intervall som skall beräknas på, rödmarket i bilden ovan.

Skriv in följande formel: =FREKVENS(A2:A101;C2:C26). För att avsluta områdesfunktionen måste du trycka Crtl + Shift + Enter. Då läggs följande tecken till {}. Den slutliga formlen skall vara:

{=FREKVENS(A2:A101;C2:C26)}

Nu skall området under frekvens fyllas med siffror som visar antalet ettor, tvåor osv. som finns i datamängden i kolumn A.

Intervall

I frekvenstabellen ovan så redovisas förekomsten av varje värde. Det blir totalt 25 stycken vilket är ganska så omfattande. Formeln kan även hantera intervall. Vi skapar en ny fackmatris med 5 värden var. Skriv in 5 och 10 på raden under, autfoyll ned till 25. Repetera formeln enligt ovan fast på den nya fackmatrisen. Det är viktigt att matrisen är sorterad från minsta till största. Formeln kollar då på listan och räknar på antalet värden som är lika med eller mindre än det nuvarande värdet ner till föregående värde.

Visualisera frekvenstabellen

Markera listan med där det står hur många gånger ett värde förekommer, i kolumn H i bilden nedan. Tryck F11 för att infoga ett stapeldiagram. Diagrammet läggs då in i ett nytt fönster.


Skapa en ny kolumn med nya Axeletiketter som i kolumn F i bilden ovan. Här finns en sammanfoga formel som slår ihop tecknet för mindre eller lika med ”<=” och sedan den motsvarande siffran i fackmatrisen i kolumn G.

Gå tillbaka tillf liken med diagrammet, markera det och klicka på knappen Markera data under fliken Design. Klicka på knappen Redigera till höger som är något blåmarkerad i bilden nedan. Markera de nya Axelettiketterna som vi skapat ovan, klicka ok.


Ditt diagram som visar frekvenstabellen skall nu vara färdigt och se ut som det högst upp på sidan.


excel Bryt ut text till kolumner i Excel

Ibland stöter man på långa textsträngar och kan behöva dela upp dessa i flera mindre delar. Det kan vara om man importerar en tabell eller liknande. Det gäller att då identifiera någon form av avgränsare. Vanliga avgränsare är blanksteg, kommatecken eller t.ex. semikolon.

I följande exempel så skall vi dela upp en lång textsträng som består av ett par e-postadresser som vi har dragit ner från ett email i Outlook. Se bifogad fil högst upp för exempel. Vi får då en textsträng som ser ut enligt bilden nedan.

Infoga Text till kolumner

I vår textsträng kan vi se ett återkommande mönster: ”Efternamn Förnam <E-postadress>; ”

I slutet av varje del så kan vi se ett semikolon följt av ett blanksteg ”; ”. Det här semikolonet kommer att fungera som våran avgränsare.

Målet är nu att bryta ut samtliga e-postadresser och lägga dessa i en kolumn för sig. Vi behöver därmed först bryta ut varje stycke till var sin cell i var sin kolumn. Vi skall nu använda oss av funktionen Text till kolumner som är gråmarkerad i bilden ovan. Knappen finns under fliken Data.

Börja med att markera cellen där vår text finns och klicka sedan på knappen Text till kolumner.

Text till kolumner - Dialogruta 1

Här finns två val, antingen att bara gå rätt på och välja Med fast bredd, gör vi det kan vi klicka på Slutför direkt. Vi vill dock inte göra det eftersom vi vill ha varje epost med namn i en cell för sig själv. Välj därför Avgränsade fält som är i bockat i bilden ovan. Klicka sedan Nästa.

Text till kolumner - Dialogruta 2

Varje del avslutas med ett semikolon och vi väljer därför att bocka för Semikolon som vår avgränsare. Det går även att fylla i valfritt tecken under Annan ifall man inte använder något av de vanligast förekommande avgränsarna. Där semikolonet tidigare varit så visas nu ett sträck i bilden ovan under rubriken förhandsgranskning. Det sträcket visar var brytningen till ny kolumn kommer att ske.

Vid det här stadiet går det bra att hoppa över det tredje steget och klick på Slutför istället för Nästa. Ifall vi trycker nästa så kommer den tredje och sista steget fram enligt nedan.

Text till kolumner - Dialogruta 3

I det tredje och sista steget så kan vi formatera våra kolumner enskilt. Vi kan även välja att inte importera vissa kolumner.

När du klicka Slutför så skall varje e-postadress med för och efternamn ligga i en kolumn för sig som i bilden nedan.

Text till kolumner - Slutresultat

För att jobba vidare med datan så kan det vara enklare att ha cellerna staplade på varandra i en kolumn, använda då 'klistra in special' (se blogginlägg) .

Läs även på om användbara 'textformler bryt ut delar av epostadress' (se blogginlägg) för att strukturera texterna, eller använd helt enkelt följande formel för att bryta ut e-postadressen direkt:

=EXTEXT(A1;HITTA("<";A1)+1;LÄNGD(A1)-HITTA("<";A1)-1)

Det kommer även med ett mellanslag i början på samtliga e-postadresser utom det första. Onödiga mellanslag och andra tecken kan hanteras med funktionerna 'städa och rensa text i excel' (se blogginlägg) .

excel Stora och små bokstäver i Excel

Använd funktionerna GEMENER och VERSALER i Excel för att byta från stor till liten bokstav eller liten till stor.


Ibland kan man få in textutdrag från databaser osv där all text är i stora bokstäver, dvs versaler. Detta kan var fult och man kan vilja ändra till små bokstäver istället. Funktionen är väldigt enkel, man Skriver in funktionsnamnet och refererar till den cell vars värden man vill omvandla.

=VERSALER(A1)

=GEMENER(A1)

En vanlig situation kan vara att vi vill att ord skall inledas med stor bokstav, dvs versal. Då kan vi använda oss av formeln INITIAL. Den förvandlar den första bokstaven till en versal och resterande bokstäver till gemener. Formeln skrivs likt föregående.

=INITIAL(A1)

För att se en sammanställning se bilden ovan eller ladda ner exempelfil längst upp.

excel Felsök och spåra beräkningar i Excel


Ibland har man många beräkningar och formler i ett Exceldokument. När dessa inte riktigt fungerar som man vill så kan det bli väldigt rörigt och man kan behöva få en bra bild av hur de hänger ihop. För att underlätta detta så kan vi använda oss av funktionerna Spår överordnad och Spåra underordnad enligt bilden nedan. Bilden nedan går även att ladda ner som exempelfil högst upp i inlägget.

Spåra och få översikt av beräkningar i Excel

I vårat exempel har vi räknat ut två medelvärden av de tio talen i kolumn A. De båda medelvärdena ger samma resultat men vi har räknat ut de på olika sätt. I medelvärde 1 högst upp så har vi gjort det i två steg genom att först räkna ut summan och antalet värden och därefter beräknat medelvärdet ”för hand”. I Medelvärde 2 så har vi räknat ut det direkt med formeln MEDEL. För att förtydliga formlerna för att få bättre översikt så har vi använt oss av formeln 'Funktionen FORMELTEXT' (se blogginlägg) .

I bilden ovan finns ett antal blå pilar som vi har lagt till genom Excel. De funktionen vi använt kallas Spåra överordnad och finns under fliken Formler som i bilden ovan. Vi kan även ta bort dessa pilar genom att klicka på knappen Ta bort pilar under knaparna för Spår överordnad och Spåra underordnad.

För att få fram pilarna så ställer man sig i cellen F2 och trycker på knappen Spåra överordnad. När du klickat en gång så kommer det fram två pilar som pekar på cellen F2. Dessa kommer ifrån cellerna C2 och C3. Om du står kvar i cell F2 och klickar på knappen Spåra överordnad en gång till Så kommer det fram ytterligare två pilar så pekar på C2 och C3 ifrån området A2 till A11.

Testa att kicka på Ta bort pilar. Ställ dig sedan i en cell i området A2 till A11 och klicka på Spåra underordnad och se vad som händer om du klickar en gång, två gånger osv.

Ladda ner exempelfilen högst upp i dokumentet för att testa själv.

excel Dynamiskt Ganttschema i Excel


Många använder Excel som ett verktyg för projektledning. En av de första saker man gör i ett projekt är att skapa ett Gantt-schema som visar start och slut på olika aktiviteter på ett överblickbart sätt. Gantt-schemat vi skall bygga är dynamiskt där du enbart matar in ett startdatumet för projektet. Därefter behöver du bara mata in antalet arbetsdagar per aktivitet, sedan tar mallen hand om helger och helgdagar där du även kan uppdatera en tabell med klämdagar, lov osv. Vi skall nu visa hur man kan göra detta i Excel.

Vill du ha Gantt-schemat direkt så kan du ladda ner den färdiga mallen direkt under rubriken. Det är bara att börja mata in data i tabellen och även ställa in startpunkten för datumaxeln manuellt, läs mer om det nedan. Ta bort alla rader utom de två första! Eftersom formlerna i rad två måste vara kvar. Börja med att mata in Startdatumet för den första aktiviteten och sedan hur många Arbetsdagar som den planeras att utföra.


Vårat projekt består av 10 olika aktiviteter. Vi har listat dessa aktiviteter i en 'Dynamisk tabell' (se blogginlägg) där varje aktivitet har ett startdatum samt hur många arbetsdagar som varje aktivitet planeras att ta. Vi förutsätter att vårat projekt skall genomföras på vanliga arbetstid så vi måste därför även ta med helger, lov och helgdagar när vi planerar. Vi lägger därmed till två fält som räknar ut slutdatumet för varje aktivitet och hur många dagar det innebär inklusive helgdagar. Vi använder oss av funktionen Beräkna.Arbetsdagar() för att räkna ut slutdatum, 'Beräkna arbetsdagar' (se blogginlägg) . I bifogad fil så finns tabellen med lediga datum på separat flik. Nästkommande aktivitet hämtar sitt Startdatum ifrån från föregående aktivitets Slutdatum, på ovanstående rad.

Nu har vi vår tabell med nödvändig data för att skapa vårat Gantt-schema. Det är viktigt att tabellen är en dynamisk tabell. Börja med att infoga ett tomt diagram av typen Staplad liggande stapel enligt bilden nedan.


När du infogat diagrammet får du ett tomt diagramobjekt. Markera det tomma diagrammet och klicka på knappen Markera data som finns under fliken Design. Då skall du få upp en dialogruta som ser ut som bilden nedan fast tom.